捷方式,用于快速归档和查看文件。
其他文件一完成就会被归档进硬盘。
如果你的工作文件较多,不妨多设置几个文件夹的快捷方式,直到可以快捷地打开所有位置。
高效管理然后我们再讲讲如何管理常用文件。
这一步的核心是利用好快捷方式、快速访问库、标签等功能,将常用的文件聚集在一个触手可及的位置,提高访问常用文件的速度。
macOS中的「标签」可以将同类型文件跨越文件夹地聚集起来。
Windows中的「库」则可以把不同文件夹聚集在一起。
最后达到的效果是一样的。
标签可以大致分为两类,一类是为文件本身定性的,比如「文档」「素材」。
这些标签贴上之后很长时间内都不用修改,定性的标签可以丰富一点,对检索文件帮助很大。
另一类是临时性的,比如「正在处理」「待归档」「待完善」之类的,需要根据工作进度做增减。
它一般用于快速进入工作,比如每当完成一项工作,就应该对标签进行更新。
最后,我希望你反复查看这几个小习惯。
在养成习惯的初期,建议用便利贴把它们贴在桌上,每当不想整理文件的念头占据脑海,就用这张便利贴让自己清醒一下。
完成初步整理之后的文件具有了一定的组织性,你可以清楚地知道桌面文件、常用文件在哪里,不太可能发生找不到某文件的情况了。
文件管理不仅限于整理,你还需要提高文件使用效率,这就不得不提到「高效管理」文件了。
这一步可以利用一些简单高效的工具,比如快速搜索软件Everything可以快速找到电脑中的任意文件。
Everything与慢性子的系统自带搜索不同,它利用了USN日志索引,能够通过关键词、正则表达式搜索到PC中的任意一个文件。
比如我想找一份半年前的重要人事调动表格,直接用Everything搜索「人事调动」和「。xlsx」这种模糊的关键词,即可在茫茫文件中瞬间检索定位出想要的文件。
自动整理文件的软件DropIt,可以自定义规则和自动监控文件变化对文件进行整理。
比如想把桌面上的文件按类型自动分类到不同的文件夹,在DropIt中创建一个自动分类的规则,下载完即可完成归类。
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